Qualitätssicherung bei ERP-Einführung: Von der Theorie zur EYOND-Checkliste

Einleitung

Die Einführung eines ERP-Systems zählt zu den kritischsten Projekten in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Prozesse werden neu strukturiert, Daten migriert, Schnittstellen integriert – und all das unter hohem Zeitdruck. Während Themen wie Systemauswahl und Projektmanagement oft im Rampenlicht stehen, wird ein Aspekt regelmäßig unterschätzt: die Qualitätssicherung.

Fehlende Tests oder unklare Teststrategien führen in der Praxis nicht selten zu Produktionsstillständen, doppelten Buchungen oder fehlerhaften Reports. Für CFOs bedeutet das finanzielle Risiken, für Projektleiter unkalkulierbare Verzögerungen. Eine konsequente Qualitätssicherung ist daher nicht nur „nice to have“, sondern entscheidend für den Projekterfolg.

Dieser Beitrag zeigt, warum eine strukturierte Teststrategie unverzichtbar ist, welche Bausteine sie umfasst und wie EYOND aus der Praxis eine Checkliste entwickelt hat, die KMU sicher durch die ERP-Einführung führt.

Warum Qualitätssicherung bei ERP-Einführungen so kritisch ist

ERP-Systeme sind das Rückgrat der Unternehmenssteuerung. Fehler in den Prozessen wirken sich unmittelbar auf Finanzen, Lieferfähigkeit und Reporting aus.

Typische Risiken ohne ausreichende Tests

• Fehlerhafte Stammdaten: unvollständige oder falsche Kunden- und Lieferantenstammsätze.

• Inkorrekte Buchungslogik: fehlerhafte Steuerkennzeichen oder Kontenzuordnungen.

• Ungetestete Schnittstellen: Bestellungen bleiben im Shopsystem hängen oder werden doppelt exportiert.

• Unerwartete Lastspitzen: das System verlangsamt bei hoher Bestellzahl.

• Fehlende User-Akzeptanz: Mitarbeiter finden Workarounds statt das System korrekt zu nutzen.

Schon kleine Mängel können hier Kettenreaktionen auslösen: ein falscher Mehrwertsteuersatz führt zu fehlerhaften Rechnungen, diese wiederum zu Problemen in der Finanzbuchhaltung und möglicherweise sogar zu steuerlichen Risiken.

Die Theorie: Grundprinzipien des Testmanagements

In der IT gibt es etablierte Standards für Testmanagement (z. B. ISTQB). Auch wenn KMU keine riesigen Testabteilungen unterhalten, lassen sich zentrale Prinzipien ableiten:

1. Frühes Testen
   Fehler, die erst in der Produktivumgebung entdeckt werden, sind besonders teuer. Testen sollte bereits in der Konzeptphase beginnen – etwa durch Prototypen oder Pilotprozesse.

2. Systematische Planung
   Ein Testplan definiert Ziele, Testarten, Rollen, Ressourcen und Zeitfenster.

3. Risikoorientierung
   Kritische Geschäftsprozesse (z. B. Auftragseingang, Rechnungsstellung) haben Vorrang gegenüber selten genutzten Randprozessen.

4. Nachvollziehbarkeit
   Jeder Testfall sollte dokumentiert sein, sodass bei Fehlern klar ist, was geprüft wurde und warum.

5. Unabhängigkeit
   Tests sind am wirksamsten, wenn sie nicht ausschließlich von denjenigen durchgeführt werden, die das System konfiguriert haben.

Praxisnahe Testarten für ERP-Einführungen

In KMU-Projekten hat es sich bewährt, folgende Testarten zu kombinieren:

1. Modultests

Prüfen einzelne Funktionen wie Artikelanlage, Rechnungserstellung oder Zahlungsimport.
Ziel: sicherstellen, dass jede Funktion technisch funktioniert.

2. Integrationstests

Hier werden Schnittstellen getestet: Shop–ERP, ERP–Logistikdienstleister, ERP–FiBu.
Ziel: durchgängige Prozessketten prüfen.

3. Migrationstests

Überprüfung der übernommenen Datenbestände (Stammdaten, Bewegungsdaten).
Ziel: Datenqualität und Konsistenz sicherstellen.

4. Performance-Tests

Simulieren reale Lasten, z. B. mehrere hundert Bestellungen pro Stunde.
Ziel: Stabilität unter Volllast.

5. User-Acceptance-Tests (UAT)

Endanwender prüfen, ob die Prozesse im Alltag praktikabel sind.
Ziel: Akzeptanz sichern und Workarounds vermeiden.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Ein klar definiertes Testteam ist entscheidend. Typische Rollen sind:

• Projektleiter: Koordiniert Tests, überwacht Ressourcen und Termine.

• Key-User: Prüfen Fachprozesse mit realistischen Szenarien.

• IT-Spezialisten: Führen technische Tests (z. B. Schnittstellen) durch.

• Externe Berater: Bringen Best Practices und unabhängige Sichtweise ein.

• CFO: Prüft insbesondere Buchungslogik, Reporting und Compliance-Aspekte.

Die EYOND-Checkliste für ERP-Testmanagement

Aus zahlreichen Projekten hat EYOND eine praxisnahe Checkliste entwickelt. Sie hilft, Testmanagement strukturiert und ressourcenschonend umzusetzen.

1. Teststrategie entwickeln

• Ziele definieren (Qualität, Geschwindigkeit, Compliance)

• Kritische Prozesse identifizieren

• Testarten auswählen

2. Testumgebungen einrichten

• Separates Testsystem aufsetzen

• Realistische Daten (Maskierung beachten) importieren

• Schnittstellen zu Umsystemen simulieren

3. Testfälle erstellen

• Fachprozesse in Szenarien übersetzen (z. B. „Kunde bestellt über Shop, Zahlung via PayPal, Lieferung durch DHL“)

• Soll- und Ist-Ergebnisse dokumentieren

• Verantwortliche und Fristen zuweisen

4. Durchführung planen

• Zeitfenster festlegen (z. B. zweiwöchige Testphase vor Go-Live)

• Testzyklen mit Feedbackschleifen einplanen

• Defect-Management-Tool (auch Excel möglich) einsetzen

5. Ergebnisse auswerten

• Fehler priorisieren (kritisch, hoch, mittel, gering)

• Abnahme durch Fachbereiche einholen

• Lessons Learned dokumentieren

Typische Fallstricke – und wie man sie vermeidet

1. Zu wenig Zeit fürs Testen eingeplant
   Lösung: von Beginn an mindestens 20–30 % der Projektzeit für Tests reservieren.

2. Unklare Verantwortlichkeiten
   Lösung: klare Rollenbeschreibung und Abnahmeprozesse.

3. Nur Standardfälle getestet
   Lösung: auch Ausnahmen und Fehlerszenarien berücksichtigen (z. B. Rücksendungen, Skontoabzüge).

4. Datenprobleme erst am Go-Live erkannt
   Lösung: frühzeitige Migrationstests mit Echtdaten durchführen.

5. Fehlende Dokumentation
   Lösung: alle Testfälle, Ergebnisse und Abnahmen schriftlich festhalten.

Erfolgsfaktor: Testmanagement als Change-Management

Testen ist mehr als reine Fehlerjagd. Richtig aufgesetzt, dient es als Kommunikations- und Schulungsinstrument:

• Mitarbeiter verstehen neue Prozesse besser, wenn sie aktiv testen.

• Frühzeitige Einbindung reduziert Widerstände und erhöht die Akzeptanz.

• Testszenarien lassen sich später als Schulungsunterlagen wiederverwenden.

So wird Qualitätssicherung zu einem Baustein des Change-Managements – und trägt direkt zur erfolgreichen Einführung bei.

Fallbeispiel aus der Praxis

Ein mittelständischer Onlinehändler führte ein Cloud-ERP ein, um Shop, Lager und Buchhaltung zu integrieren.

Herausforderung:
Der CFO befürchtete Fehler in der Umsatzsteuerlogik, da viele Kunden aus EU und Drittland beliefert wurden.

Vorgehen:

• EYOND entwickelte gemeinsam mit dem Projektteam Testfälle zu Rechnungen in allen relevanten Konstellationen (Inland, EU, Drittland).

• Integrationstests deckten eine falsche Kontenzuordnung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen auf.

• Durch rechtzeitige Korrektur konnte ein späteres Risiko für die Steuerprüfung vermieden werden.

Ergebnis:
Das System ging pünktlich live, die Buchungen liefen korrekt, und die Finanzabteilung gewann Vertrauen in das neue ERP.

Fazit

Eine ERP-Einführung ohne Qualitätssicherung ist wie eine Brücke ohne Belastungstest: Risiken sind programmiert.
Projektleiter und CFOs, die eine strukturierte Teststrategie aufsetzen, minimieren Risiken, erhöhen die Akzeptanz im Unternehmen und sichern die Investition ab.

Die EYOND-Checkliste liefert den praxisnahen Rahmen, um Testmanagement ohne Overhead in ERP-Projekten umzusetzen.

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