AFO-Analyse: Wie Sie Buchungslogik und Datenkonsistenz vor der Migration aufdecken

Einleitung – warum AFO-Analysen vor der Migration unverzichtbar sind

Eine ERP-Migration ist mehr als nur ein technisches Projekt. Sie ist ein chirurgischer Eingriff in das Herzstück Ihrer Unternehmensprozesse – die Finanz- und Buchhaltungslogik. Bevor Daten aus dem alten System in das neue ERP übernommen werden, muss sichergestellt werden, dass sie nicht nur vollständig, sondern auch inhaltlich korrekt sind. Fehlerhafte Buchungslogik oder inkonsistente Daten wirken im neuen System wie ein Virus: Sie führen zu fehlerhaften Reports, falschen Steuerberechnungen und im schlimmsten Fall zu Compliance-Problemen.

Ein besonders wirksames Werkzeug, um diese Risiken zu minimieren, ist die Analyse der AFO-Tabellen (Application Functional Objects). Sie ermöglichen es, tief in die bestehende Buchungslogik einzutauchen, Muster zu erkennen und Inkonsistenzen zu identifizieren – lange bevor ein einziger Datensatz migriert wird.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• Was AFO-Tabellen sind und wie sie im ERP-Kontext genutzt werden

• Welche typischen Probleme in der Buchungslogik vor einer Migration auftauchen

• Wie Sie mit einer strukturierten AFO-Analyse Datenkonsistenz sicherstellen

• Welche Best Practices aus der Praxis helfen, Risiken zu minimieren

1. Was sind AFO-Tabellen und warum sind sie so wichtig?

AFO-Tabellen sind interne Strukturen vieler ERP-Systeme, die die funktionalen Objekte und ihre Beziehungen abbilden. In ihnen finden sich nicht nur Rohdaten, sondern auch Regeln und Abhängigkeiten, die steuern, wie Buchungen verarbeitet, bewertet oder in Auswertungen dargestellt werden.

Typische Inhalte einer AFO-Tabelle können sein:

• Kontenpläne und Kontengruppen (z. B. welche Hauptkonten bestimmten Geschäftsvorfällen zugeordnet werden)

• Buchungsregeln (z. B. automatisierte Soll-/Haben-Zuordnungen)

• Steuerlogik (z. B. Abhängigkeiten von Steuerkennzeichen zu Konten)

• Perioden- und Abschlusslogik (z. B. automatische Abgrenzungen, Umlagen, Rückstellungen)

Warum das wichtig ist: Während Stammdaten-Analysen oft auf Adressen, Kundennummern oder Materialstammdaten fokussieren, liegen in den AFO-Tabellen die eigentlichen „Spielregeln“ des Finanzsystems. Wer diese nicht versteht, migriert womöglich nicht nur Daten, sondern auch versteckte Altlasten.

2. Typische Probleme in der Buchungslogik vor der Migration

Eine Migration deckt oft Probleme auf, die über Jahre unentdeckt geblieben sind. Hier einige der häufigsten Stolpersteine, die sich bei AFO-Analysen zeigen:

2.1 Inkonsistente Kontenzuordnungen

Beispiel: Ein und derselbe Geschäftsvorfall (z. B. Wareneingang aus Drittland) ist in verschiedenen Buchungskreisen auf unterschiedliche Konten gemappt. Das führt zu Problemen bei konsolidierten Auswertungen.

2.2 Historische Workarounds

Im Laufe der Jahre werden Workarounds eingeführt, um technische oder fachliche Einschränkungen zu umgehen – z. B. Sonderkonten, die eigentlich nicht mehr genutzt werden sollten, aber in automatischen Buchungsregeln noch aktiv sind.

2.3 Steuerkennzeichen-Fehler

Fehlerhafte oder veraltete Steuerkennzeichen können dazu führen, dass die Umsatzsteuer falsch berechnet oder ausgewiesen wird. Besonders kritisch wird es, wenn gesetzliche Änderungen nicht konsequent in allen Buchungskreisen umgesetzt wurden.

2.4 Periodenübergreifende Abgrenzungen

Automatische Abgrenzungen, die auf falschen Logiken basieren, können zu doppelten oder fehlenden Buchungen führen.

2.5 Redundante oder widersprüchliche Regeln

Mehrere Regeln greifen für denselben Geschäftsvorfall – und führen zu unterschiedlichen Ergebnissen, je nachdem, welche zuerst angewendet wird.

3. Vorgehen: So führen Sie eine strukturierte AFO-Analyse durch

Eine AFO-Analyse ist kein einmaliges Auslesen einer Tabelle, sondern ein mehrstufiger Prozess. Ziel ist, sowohl technische Strukturen als auch inhaltliche Logiken zu verstehen und zu dokumentieren.

3.1 Extraktion der relevanten Tabellen

• Exportieren Sie alle relevanten AFO-Tabellen in ein auswertbares Format (z. B. CSV, Excel, SQL-Dump).

• Achten Sie auf vollständige Datensätze – Teilauszüge können zu Fehldiagnosen führen.

3.2 Abbildung der Buchungslogik

• Erstellen Sie eine Visio- oder BPMN-Darstellung der Logik: Vom Auslöser (z. B. Wareneingang) über Steuerkennzeichen und Kontenzuordnung bis zur Verbuchung im Hauptbuch.

• Nutzen Sie Farbcodes, um fehlerhafte oder unsichere Logiken zu markieren.

3.3 Abgleich mit dem Soll-Konzept

• Vergleichen Sie die bestehende Logik mit der Zielstruktur im neuen ERP-System.

• Prüfen Sie, welche Regeln übernommen, angepasst oder eliminiert werden müssen.

3.4 Identifikation von Ausreißern

• Suchen Sie nach Konten, die nur selten, aber in unterschiedlichen Kontexten genutzt werden.

• Prüfen Sie Buchungen mit Steuerkennzeichen, die in der Steuerkonfiguration gar nicht mehr existieren.

3.5 Dokumentation & Maßnahmenplan

• Jede Abweichung sollte dokumentiert und mit einer Handlungsempfehlung versehen werden.

• Priorisieren Sie nach kritisch für Go-Live und optimierbar nach Go-Live.

4. Praxisbeispiel: Wie eine AFO-Analyse teure Fehler verhindert hat

Ein Handelsunternehmen mit mehreren Landesgesellschaften plante die Migration von einem älteren ERP-System auf SAP S/4HANA.

Ausgangslage:

• Unterschiedliche Kontenpläne pro Land

• Teilweise manuelle Steuerberechnung

• Historische Workarounds in der Wareneingangsverarbeitung

AFO-Analyse-Ergebnis:

• 17 % der Buchungsregeln führten bei identischen Geschäftsvorfällen zu unterschiedlichen Konten.

• 12 % der Steuerkennzeichen waren veraltet oder gesetzlich nicht mehr korrekt.

• Mehrere Workarounds waren noch aktiv, obwohl sie längst obsolet waren.

Maßnahme: Vor der Migration wurden Kontenpläne harmonisiert, Steuerkennzeichen bereinigt und Workarounds eliminiert. Das neue ERP ging mit einer sauberen Logik live – ohne spätere Korrekturläufe.

Nutzen:

• Reduzierte Fehlerquote bei der automatischen Buchung um 80 %

• Keine nachträglichen Steuerkorrekturen nötig

• Höhere Akzeptanz bei den Key-Usern, da Logiken transparent dokumentiert waren

5. Best Practices für eine erfolgreiche AFO-Analyse

5.1 Früh starten

Je früher die Analyse beginnt, desto mehr Zeit bleibt, um Korrekturen vorzunehmen – ohne den Migrationsplan zu gefährden.

5.2 Fach- und IT-Perspektive kombinieren

Technische Extraktion allein reicht nicht – die Buchungslogik muss mit Fachanwendern interpretiert werden.

5.3 Automatisierte Prüfroutinen nutzen

SQL- oder Python-Skripte helfen, große Datenmengen schnell auf Inkonsistenzen zu prüfen.

5.4 Ergebnisse transparent kommunizieren

Eine gut aufbereitete Visualisierung der Buchungslogik überzeugt auch nicht-technische Entscheider.

5.5 Änderungen versionieren

Gerade in langen Projekten kann es vorkommen, dass dieselben Regeln mehrfach angepasst werden. Versionierung verhindert Doppelarbeit.

6. Checkliste: Ihre AFO-Analyse in 6 Schritten

1. Zieldefinition: Welche Buchungsbereiche sollen geprüft werden?

2. Tabellenextraktion: Vollständige AFO-Tabellen ins Analyseformat bringen

3. Logikmodell erstellen: Visuelle Abbildung aller relevanten Buchungswege

4. Soll-Ist-Abgleich: Abweichungen zur Zielarchitektur identifizieren

5. Fehlerbewertung: Kritikalität und Migrationsrelevanz festlegen

6. Maßnahmenplan: Umsetzungsschritte priorisieren und dokumentieren

Fazit – AFO-Analysen sind Ihr Frühwarnsystem

Eine AFO-Analyse ist kein „Nice-to-have“, sondern ein essenzielles Werkzeug, um vor einer ERP-Migration Risiken zu minimieren. Sie deckt auf, wo Buchungslogik und Datenkonsistenz nicht zusammenpassen, und gibt Ihnen die Chance, diese Schwachstellen vor dem Go-Live zu beheben.

Je besser Sie Ihre AFO-Tabellen verstehen, desto reibungsloser wird Ihre Migration – und desto stabiler arbeitet Ihr neues ERP-System ab Tag eins.

Kostenlosen Datencheck anfragen – Wir analysieren Ihre AFO-Tabellen und zeigen Ihnen innerhalb weniger Tage, wo Ihre Buchungslogik Risiken birgt und welche Korrekturen vor der Migration sinnvoll sind.