Warum der Bedienkomfort in der Cloud nicht nur „nice to have“ ist

Einleitung: Bedienkomfort als unterschätzter Erfolgsfaktor

Wenn Unternehmen über den Einsatz eines neuen ERP-Systems nachdenken, stehen oft harte Faktoren im Vordergrund: Funktionsumfang, Integrationsfähigkeit, Preis, Compliance. Was dabei häufig zu kurz kommt, ist der Bedienkomfort – die Usability. Gerade bei Cloud-ERP-Lösungen wie Exact Online Premium oder Reybex, die täglich von Mitarbeitern in allen Unternehmensbereichen genutzt werden, entscheidet die Benutzerfreundlichkeit maßgeblich über Akzeptanz, Effizienz und letztlich den ROI der Investition.

Ein ERP-System kann noch so leistungsfähig sein – wenn Mitarbeiter es als umständlich, unübersichtlich oder frustrierend empfinden, werden Potenziale verschenkt. Prozesse werden umgangen, Datenqualität leidet, und die Investition verfehlt ihre Ziele. Umgekehrt kann ein System mit hoher Usability selbst komplexe Geschäftsprozesse vereinfachen, Einarbeitungszeiten verkürzen und die Produktivität steigern.

Die Bedeutung der Usability im ERP-Alltag

Usability bezeichnet nicht nur, wie „schön“ oder „modern“ eine Oberfläche wirkt. Sie umfasst sämtliche Aspekte der Interaktion zwischen Mensch und Software:

• Intuitivität – Können Nutzer Aufgaben ohne lange Schulung verstehen und ausführen?

• Effizienz – Erreichen sie ihre Ziele mit minimalem Aufwand?

• Fehlervermeidung – Unterstützt das System dabei, Fehleingaben zu verhindern oder schnell zu korrigieren?

• Konsistenz – Funktionieren ähnliche Elemente in verschiedenen Modulen gleich?

• Feedback – Gibt die Software klare Rückmeldungen zu Aktionen und Status?

Gerade in Cloud-ERPs wie Exact Online Premium und Reybex ist die UI nicht nur ein „Frontend“, sondern das Tor zu allen Kernprozessen: Auftragsbearbeitung, Lagerverwaltung, Buchhaltung, Reporting, CRM. Jede unnötige Klickstrecke, jede unklare Bezeichnung und jeder nicht auffindbare Button summiert sich – Tag für Tag, Nutzer für Nutzer.

Was Exact Online Premium & Reybex in Sachen Bedienkomfort leisten

Exact Online Premium

Exact Online Premium richtet sich vor allem an mittelständische Unternehmen, die komplexe Prozesse zuverlässig und effizient steuern müssen. Die Lösung setzt auf eine klare, strukturierte Oberfläche mit einer konsequenten Navigationslogik. Die wichtigsten Module – Finanzen, CRM, Projekte, Produktion, Handel – sind einheitlich aufgebaut. Das erleichtert es, nach einer Einarbeitung in einem Modul auch andere Bereiche schnell zu verstehen.

Besonders positiv fällt auf:

• Konfigurierbare Dashboards: Anwender sehen auf einen Blick die für sie relevanten KPIs und Aufgaben.

• Such- und Filterfunktionen: Schnelles Auffinden von Kunden, Aufträgen oder Rechnungen.

• Integrierte Hilfefunktionen: Kontextabhängige Tipps reduzieren Supportaufwände.

Exact Online Premium verzichtet weitgehend auf visuelle Überladung. Für Key-User bedeutet das: eine solide Basis für effizientes Arbeiten – ohne unnötige Ablenkung.

Praxisbeispiel Mittelstand:
Ein mittelständischer Maschinenbauer nutzt Exact Online Premium, um Fertigungsaufträge direkt aus Kundenbestellungen zu generieren. Durch die einheitliche Bedienlogik können Mitarbeiter aus Vertrieb, Produktion und Lager dieselben Datenquellen nutzen, ohne sich in unterschiedlichen Masken neu orientieren zu müssen. Das spart pro Auftrag mehrere Minuten und reduziert die Fehlerquote deutlich.

Reybex

Reybex ist vor allem für Startups und kleinere Unternehmen interessant, die schnell starten und flexibel wachsen wollen. Die Lösung verfolgt einen Cloud-native Ansatz mit einer Oberfläche, die stark an moderne Web-Apps erinnert. Hier stehen modulare Kacheln und ein durchgängiges Suchfeld im Mittelpunkt, mit dem sich Prozesse direkt ansteuern lassen.

Highlights sind:

• Responsive Design: Optimierte Bedienung auch auf Tablets oder kleineren Bildschirmen.

• Workflow-orientierte Masken: Eingaben führen Schritt für Schritt durch komplexe Prozesse.

• API-Integration mit sichtbarer UI-Unterstützung: Anbindungen (Shop, Marktplatz, Logistik) sind auch in der Oberfläche erkennbar und steuerbar.

Im Vergleich zu Exact Online Premium ist Reybex in manchen Bereichen visuell „verspielter“ – was je nach Zielgruppe als Vorteil (höhere visuelle Orientierung) oder als potenziell ablenkend wahrgenommen wird.

Praxisbeispiel Startup:
Ein junges E-Commerce-Unternehmen im Bereich nachhaltige Mode hat Reybex eingeführt, um die Prozesse von Bestelleingang über Lagerverwaltung bis zum Versand zu bündeln. Dank der kachelbasierten Navigation und der vorkonfigurierten Marktplatz-Anbindungen konnten alle Kanäle innerhalb weniger Tage live geschaltet werden – ohne komplexe IT-Projekte. Die mobile Nutzung im Lager sorgt dafür, dass auch spontane Inventuraufnahmen und Retourenbearbeitungen direkt im System erfolgen können.

Usability als Produktivitätshebel

Nehmen wir ein praktisches Beispiel:
Ein Mitarbeiter im Vertrieb soll im ERP einen neuen Kunden anlegen, eine Bestellung erfassen und diese zur Fakturierung freigeben. In einem System mit optimierter Usability läuft das in einem klar geführten Workflow ab:

1. Eingabe Kundenstammdaten (inkl. Adressvalidierung)

2. Automatisches Öffnen der Auftragsmaske

3. Auswahl der Artikel mit Vorschlägen aus zuletzt verkauften Produkten

4. Prüfung und Freigabe mit einer finalen Bestätigungsübersicht

In einem System mit schlechter Usability könnte derselbe Vorgang doppelt so viele Klicks erfordern, Datenfelder könnten unklar benannt sein, oder notwendige Masken müssten umständlich gesucht werden.

Die Konsequenz:

• Zeitverlust pro Vorgang

• Höhere Fehlerquote

• Geringere Akzeptanz bei Mitarbeitern

• Indirekte Kosten durch Nachbearbeitung und Support

Gerade bei Cloud-ERP gilt: Die Software läuft im Browser – Ladezeiten, Klickstrecken und unklare Navigation fallen noch stärker ins Gewicht als bei lokal installierten Systemen.

Was Geschäftsführer und Key-User konkret beachten sollten

Die Usability eines ERP-Systems lässt sich nicht allein aus Herstellerbroschüren oder Feature-Listen ablesen. Sinnvoll ist ein strukturiertes Vorgehen bei der Auswahl:

1. Live-Demos mit echten Prozessen
   Nicht nur „Showcases“ anschauen, sondern typische Unternehmensprozesse Schritt für Schritt durchspielen.

2. Testphase mit unterschiedlichen Rollen
   Vertrieb, Einkauf, Lager, Buchhaltung – jede Abteilung hat andere Anforderungen an die UI.

3. Feedback systematisch erfassen
   Welche Punkte werden gelobt? Wo gibt es Frust?

4. Auf zukünftige Skalierung achten
   Wächst das Unternehmen, muss die UI weiterhin effizient bleiben – auch bei mehr Daten, mehr Modulen, mehr Schnittstellen.

Exact Online Premium vs. Reybex: Wo liegen die Unterschiede in der Usability?

Exact Online Premium adressiert mit seiner stabilen, skalierbaren und klar strukturierten Benutzerführung vor allem mittelständische Unternehmen. Reybex ist dagegen besonders für Startups und kleinere Unternehmen interessant, die Wert auf flexible Workflows und eine moderne, optisch ansprechende Oberfläche legen.

Verborgene Kosten schlechter Usability

Unternehmen, die die Usability vernachlässigen, zahlen oft einen unsichtbaren Preis:

• Schulungskosten steigen, weil neue Mitarbeiter länger brauchen, um produktiv zu werden.

• Fehlerkosten durch falsche Eingaben oder vergessene Arbeitsschritte summieren sich.

• Motivationsverlust führt zu inoffiziellen Workarounds, die Datenqualität und Compliance gefährden.

Studien zeigen, dass Bedienkomfort direkt mit Produktivität korreliert: Eine Verbesserung der Usability um nur 20 % kann in vielen Prozessen Zeitgewinne von über 30 % bringen. Hochgerechnet auf ein Jahr und alle Mitarbeiter ist das ein massiver Hebel.

Praxis-Tipp: Usability vor der ERP-Entscheidung testen

Ein Best-Practice-Ansatz ist die Usability-Checkliste, die vor der Kaufentscheidung angewendet wird. Beispiele für Prüffragen:

• Kann ein neuer Nutzer ohne Schulung einen Standardprozess durchführen?

• Sind Pflichtfelder und optionale Felder klar erkennbar?

• Gibt es klare Fehlermeldungen und Hilfetexte?

• Ist die Navigation konsistent zwischen Modulen?

• Lässt sich das Interface für verschiedene Rollen anpassen?

Exact Online Premium und Reybex erfüllen viele dieser Kriterien, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte – passend zu ihren jeweiligen Zielgruppen und Einsatzszenarien.

Fazit: Usability ist strategisch – nicht kosmetisch

Die Entscheidung für ein Cloud-ERP-System sollte nicht nur auf Basis von Funktionen und Preis getroffen werden. Bedienkomfort ist ein strategischer Erfolgsfaktor: Er entscheidet über Produktivität, Datenqualität, Mitarbeiterzufriedenheit und letztlich den ROI.

Exact Online Premium bietet mittelständischen Unternehmen eine klare, konsistente Benutzererfahrung für komplexe Anforderungen. Reybex überzeugt Startups und kleinere Unternehmen durch moderne UI-Elemente, integrierte Workflows und hohe Flexibilität.

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